I 7 errori che rovinano l’organizzazione del matrimonio (e come evitarli)

Organizzare un matrimonio è un’esperienza bellissima, ma anche complessa. In questo articolo ho raccolto gli errori più comuni (ad esempio superare il budget prefissato, non pianificare un piano B per il maltempo, stressarsi troppo nel tentativo di controllare tutto e arrivare stanchi al giorno delle nozze) che ho visto accadere nella mia esperienza di Wedding Planner, e che possono essere evitati con senso critico e organizzazione. Tuffiamoci subito (metaforicamente parlando) in questa bella carrellata di disastri!

#1 Partire troppo tardi (o troppo presto) senza un piano chiaro

Sono sempre più in aumento i c.d. “matrimoni express” ossia i matrimoni organizzati in sei mesi o meno, per la gioia di noi Wedding Planner. Poi ci dall’atra parte i matrimoni che vengono pianificati anche con tre anni di anticipo, quindi molto presto. In entrambi casi ci possono essere delle insidie. Nel primo caso si rischia di accumulare stress e ritardi (soprattutto senza una timeline precisa), nel secondo c’è il rischio che i fornitori non si vogliano prendere un impegno con così largo anticipo o non siano in grado di computare il costo dei loro servizi a più di due anni di distanza.

Quindi quando si tratta di organizzazione del matrimonio da dove iniziare? Io personalmente imposto un calendario con delle scadenze per ogni coppia suddividendo i servizi in macroaree e mettendoli in ordine di priorità. In questo modo anche gli sposi sanno sempre a che velocità andare e quale sarà il prossimo step.

#2 Sottovalutare il budget reale

Avere un’idea di budget complessiva da spendere è certamente la conditio sine qua non, sottovalutare quali saranno i costi reali può essere un bel problema. Il preventivo iniziale che ricevete dai fornitori è spesso troppo ottimistico. Bisogna stare attenti a tutti i costi nascosti, gli extra, l’incidenza dell’IVA e tutte quelle altre voci del contratto poche chiare.

Alcune altre volte invece sono problemi di carattere tecnico logistico a fare incrementare i prezzi. Per esempio disporre il ricevimento in un luogo molto lontano dalla cucina (e credetemi non è una cosa rara quando si parla di wedding venues molto grandi) comporta il costo aggiuntivo quasi sicuramente di una cucina da campo. Se decidete di sfruttare tutti gli ambienti della location per godere di diversi ambienti nei diversi momenti del matrimonio anche gli impianti musicali si moltiplicano, con il relativo costo. E via così… Essere affiancati da una wedding planner in questo importante processo non comporta necessariamente un aumento dei costi, ma è un modo di ottimizzare il budget per avere servizi migliori e soprattutto non avere brutte soprese.

#3 Delegare troppo (o a chi non ha esperienza)

Quante volte ho sentito frasi come: “io non ho bisogno della Wedding Planner perchè in famiglia siamo tanti e ci aiutiamo tra di noi”, oppure “io ho mia cognata che mi aiuta con l’allestimento” e se non bastasse “c’è mio fratello che può fare da DJ, lo fa per hobby ma è molto bravo.” Quante volte ho sentito frasi così? Troppe! Se avete la partecipazione di amici e parenti è molto bello, perchè il matrimonio è un momento di gioia condivisa e questo è anche un modo per dare supporto e affetto, però attenzione a non delegare più del dovuto, parenti e amici possono aiutare ma a volte può rivelarsi controproducente.

Ecco invece i compiti che potete delegare tranquillamente per fare sentire famiglia e amici coinvolti:

• aiutarvi a scegliere gli abiti e gli accessori
• invitarli al testing del menù di nozze (verificate che non abbia un costo extra)
• scegliere damigelle e bestmen che vi aiutino nel giorno del matrimonio
• fare una simulazione della cerimonia qualche giorno prima del matrimonio (molto consigliato)

Tutto il resto lasciate che se ne occupi un professionista e possibilmente con la supervisione di un Wedding Planner.

#4 Pensare che “fai da te” significhi risparmiare

Non delegate completamente un servizio a qualcuno che lo fa per hobby e non è un professionista. Forse vi sembrerà di risparmiare ma vi potreste ritrovare nei pasticci e non credo sia quello che vogliate nel vostro grande giorno. Come quella volta che l’amico fotografo amatoriale ha avuto un problema tecnico con la macchina fotografica. Risultato? La coppia si è ritrovata senza foto il giorno del loro matrimonio. Un fotografo professionista sa che una sola macchina non è sufficiente, ed è per questo che ne hanno almeno due, soprattutto quando è solo un operatore a coprire il servizio. Questi incidenti sono rari ma possono capitare anche ai professionisti, figuriamoci a chi non è del mestiere. Fortunatamente (ma sfortunatamente per loro) la coppia in questione non era tra i miei clienti, né erano seguiti da altre Wedding Planner. Avevano semplicemente deciso di non averne bisogno.

#5 Non avere un “Piano B”

Il 25% delle coppie lamenta il fatto che il piano B offerto dalle wedding venues non era convincente. Non si tratta di impressioni ma di dati statistici aggiornati al 2025. Significa che il fenomeno è ancora abbastanza preoccupante. Una brutta giornata di pioggia può mandare all’aria tutti i vostri più rosei sogni portandovi in un attimo “dalle stelle alle stalle”. Appare quindi evidente l’iportanza di prenotare una location con delle alternative convincenti e all’altezza della proposta iniziale, ossia del piano A.

Attrezzatevi con accessori come ombrelli (meglio se trasparenti o al massimo bianchi) e scarpe adatte. Verificate che la location abbia ombrelloni, tendoni, tettoie e stufe da poter utilizzare in caso di basse temperature. Se non le ha informatevi per un noleggio. Anche in questi casi le tensostrutture possono venire in nostro aiuto, se ci sono le condizioni, ma non sottovalutatene il costo, perchè non sono affatto economiche. Infine, già che ci siete, chiedete alla truccatrice e acconciatrice di settare trucco e acconciatura perchè sia “waterproof”, a prova di pioggia e, perchè no, anche di qualche lacrimuccia di commozione.

#6 Copiare tutto da Pinterest senza adattarlo

Ogni matrimonio è unico e non tutto ciò che si vede online funziona e, soprattutto, non è realistico. Vi racconto questa vicenda capitata ad una mia collega: matrimonio tema lavanda, arrivano i fiori (bellissimi!) la sposa si lamenta perchè la tonalità non era perfettamente quella delle immagini condivise da Pinterest. Mi sembra ovvio che qui abbiamo superato ogni confine di buon senso, anche perchè le immagini online spesso (e questo era uno di quei casi) sono modificate con filtri per rendere i colori più vivaci, inoltre la natura è mutevole, non si tratta di oggetti prodotti in serie e non ci sarà mai al mondo un fiore che sia completamente identico a un altro.

Ma anche ammesso che fosse possibile fare un copia e incolla dall’online alla realtà, vi anticipo già che non sarebbe possibile per due motivi. Il primo è che c’è il diritto d’autore su ogni creazione perciò teoricamente non sarebbe possibile copiare ma solo ispirarsi. Il secondo che è pur volendo rifare una cosa più verosimile possibile, il fiorista, l’artista, il grafico chiamato all’ingrato compito avrà sempre un suo stile, sempre un modo suo di creare una composizione floreale o un prodotto di artigianato e non potrà mai essere perfettamente identica per quanto si possa impegnare, semplicemente perchè si tratta di un’altra persona.

Inoltre io personalmente vi sconsiglio di prendere cose trovate a caso su internet per replicarle il più somiglianti possibili. Cerate invece di costruire qualcosa di assolutamente personalizzato e unico, qualcosa che parla di voi. Potete certamente collezionare idee e ispirazioni online ma anche offline (ci sono tante riviste di settore a cui rifarsi) e una volta che avete questo materiale se possibile fatevi consigliare da un Wedding Designer oppure direttamente dai singoli fornitori per quello che a ciascuno compete (quindi gli inviti dal grafico, i fiori dal Flower Designer, gli arredi dal catering o da fornitori terzi ecc.). Vi dico però che in questo caso non ci sarà una figura di riferimento esperta che abbia una visione completa del vostro matrimonio o una conoscenza profonda di design, stile, accostamento di materiali, colori e quant’altro. Ad ogni modo non chiedete un copia e incolla ma usate le reference solo per comunicare meglio quali sono i vostri gusti, il professionista poi si adopererà per interpretarli. Tante volte, come si dice, una immagine dice più di mille parole!

#7 Non godersi il processo (e arrivare stressati al giorno X)

Vi dico quello che dico ai miei sposi (soprattutto quelli particolarmente ansiosi o che vorrebbero avere tutto sotto controllo), non vi fissate se durante il matrimonio vedete una candela spenta o un fiore un po’ appassito (magari per il troppo caldo o per l’aria condizionata diretta), è normale che ci sia qualche imprevisto (come quella volta che un testimone ha fatto un’ora di ritardo perchè la figlia di cinque anni si è sentita male lungo il tragitto, ritardando così l’inizio della cerimonia). Sono tutte cose che possono accadere perchè non è un film che vedete al cinema ma è la vita vera che è fatta anche di imprevisti. Naturalmente avere un professionista al vostro fianco e tutta un’equipe di fornitori collaborativi e che sanno il fatto loro vi dà una maggiore tranquillità. In ogni caso non lasciate che gli imprevisti vi rovinino il giorno del matrimonio (e neanche il suo processo), godetevi il percorso e se qualcosa non va proprio come vorreste prendetela con filosofia, il matrimonio ha un significato più profondo ed è bene quindi vederla in questa prospettiva.

App sì o no?

Non voglio essere una persona che base le proprie scelte e i propri giudizi su preconcetti, per questo prima di scrivere questo paragrafo ho analizzato alcune tra le app organizzazione matrimonio e devono dire che alcune non sono niente male, perciò se proprio non avete nessun Wedding Planner che vi segue nell’organizzazione del vostro matrimonio utilizzare un’app può essere utile. Generalmente queste app hanno una sezione dedicata alle cose da fare, una alla ricerca dei fornitori, una al budget, una alla disposizione dei tavoli e una per creare il sito web del matrimonio. Non voglio dire che sono fatte male ma che sono incomplete sì, o forse sarebbe meglio dire generaliste.

Mi spiego meglio, la parte dedicata alla cose da fare mette nel calderone proprio tutto, anche quello che non interessa, ad esempio seguire il corso prematrimoniale presso la propria parrocchia anche per chi non è credente e non avrà un matrimonio religioso, non tiene conto dell’ordine di importanza soggettiva per la coppia ma solo dell’ordine temporale (e anche questo sarebbe opinabile) e non prevede (almeno per il momento) dei promemoria ma per vedere e spuntare le varie task devi accedere al profilo. Il monitoraggio del budget è forse la parte che ho trovato più lacunosa, non tiene conto della proporzione del budget iniziale, del numero degli invitati, delle diverse tipologie di servizio e nemmeno delle differenze di prezzo per area geografica e stagionalità. Sulla base di cosa la musica da cerimonia dovrebbe costare 150€ sinceramente non l’ho capito.

Il sito web è utile certamente ma è già pre-impostato, è possibile personalizzarlo solo marginalmente e con poche grafiche tra cui scegliere, quindi non uniche e non identiche al resto del coordinato grafico. Non parliamo della disposizione dei tavoli che non tiene conto della piantina della location e della selezione dei fornitori che non si conoscono e che dio ce la mandi buona. Ma attenzione non voglio demonizzare questo strumento, lo ripeto non è male se non avete un professionista che vi segue ed è comunque già un primo aiuto per chi, giustamente, non ha una conoscenza approfondita della materia.

Molte coppie si affidano alle app per gestire l’organizzazione del matrimonio, ma spesso queste non bastano. L’esperienza di una professionista è tutta un’altra cosa e credetemi non lo dico perchè sono di parte, credo che sia vero in questo come in tutti gli altri settori: la tecnologia aiuta ma non sostituisce. Sicuramente non sostituisce la qualità di un servizio premium.

L’esperienza e la presenza costante di una wedding planner fanno davvero la differenza a partire da una reale conoscenza del settore di riferimento, degli ultimi trend, dell’andamento del mercato (quello vero, non quello che i fornitori scrivono sui siti o portali a partire da… tanto per attirare nuovi contatti). Trattare in serie un evento che per definizione è irripetibile perché (ascoltatemi bene) ogni persona è unica così come lo è ogni coppia. Non è un appuntamento annuale che si ripete ogni anno, stessa location, stesso periodo, stesso programma (più o meno con qualche novità) con edizioni diverse come le fiere o gli eventi sportivi o i convegni dei medici, dei commercialisti… Certo ci sono delle costanti, delle cornici per così dire entro cui muoversi: si tratta di un evento privato, romantico, in cui si celebra l’amore, si mangia, si ride e si scherza. Ma all’interno di questa cornice il dipinto sarà sempre diverso, unico e irripetibile proprio come siete voi.

L’errore bonus: sottovalutare la disposizione dei tavoli

Una fase molto più delicata di quanto sembri è l’organizzazione dei tavoli del matrimonio. Anche qui l’app aiuta ma relativamente. Io personalmente preferisco dare un file ai miei sposi per la disposizione degli invitati incrociato con la piantina della location, la tipologia di tavoli, le esigenze del catering e l’opzione piano A e piano B che è quasi sempre diversa. Quindi per esempio all’aperto ci sarà lo spazio per predisporre un grande tavolo imperiale mentre all’interno sarà possibile apparecchiare solo tavoli rotondi, o due tavoli imperiali e così via… Alternativamente, per chi vuole integrare gli inviti con un modello digitale, abbiamo predisposto (insieme al mio insuperabile team) un sito web totalmente personalizzabile che ha in sé anche la funzione di organizzare i tavoli ricevendo direttamente dagli ospiti la conferma alla partecipazione all’evento congiuntamente alle richieste specifiche circa food, alloggi e quant’altro.

Comunque, lasciando stare la parte logistica, la difficoltà che riscontrano le coppie di future sposi sta proprio nel decidere dove fare sedere chi e con quali altri invitati. Panico. Un Wedding Planner in questo può aiutarvi relativamente, perchè solo voi sapete chi volete invitare e in che modo organizzare i tavoli. Quello che vi posso consigliare io è:

• innanzitutto fate prima una distinzione tra famiglia (e tra famiglie di ognuno) e amici,
• abbinate insieme persone che potrebbero andare d’accordo e aggiungerei più o meno della stessa fascia d’età,
• non mettete qualcuno in un tavolo in cui non conosce completamente nessuno (io personalmente eviterei anche il tavolo dei single),
• predisponete un tavolo bimbi (con animatrici al seguito) se sono almeno una decina e di età tra i 6 e i 10 anni più o meno.

Organizzare un matrimonio ben riuscito non è faccenda da poco e potersi godere il processo con i ritmi frenetici del 21esimo secolo è forse ancora più difficile. Farsi aiutare (in tutto o in parte) a parer mio è sempre la soluzione migliore, ma solo a patto che si tratti di un vero professionista. Se sei ancora nelle primissime fasi e stai cercando di orientarti ho qui pronto per te qualcosa che ti può aiutare: una guida pratica per non perdere nemmeno un passaggio. Scarica la mia agenda gratuita in PDF: L’agenda della Sposa ti aiuterà a organizzare tutto con più serenità chiarendo da dove iniziare e come non dimenticare nulla. Il mio lavoro è proprio questo: aiutarti a evitare tutto ciò che può complicarti la vita.

Se vuoi organizzare un matrimonio con più serenità e meno stress, ti va di parlarne?