Come scegliere la wedding planner giusta: 5 domande da farsi prima del sì

Se stai pensando di affidarti a una Wedding Planner, ma non sai bene come capire se è quella giusta, sei nel posto giusto.

Qui ti aiuto a fare chiarezza con 5 domande concrete per orientarti in questa scelta. Alla fine affronteremo lo stesso concetto dal lato opposto: cioè come schivare la Planner sbagliata, quali sono i campanelli d’allarme che ti dovrebbero fare dire “la prossima!”

Qual è il suo stile (e ti rispecchia davvero?)

Essere in sintonia anche dal punto di vista estetico è molto importante, quindi una prima scrematura che dovresti fare secondo me per scegliere la Wedding Planner giusta per te è guardare i lavori passati, sul sito sulle pagine social o direttamente i video su You Tube, per capire qual è il suo stile e se si concilia con il tuo.

Ogni professionista ha una visione e un tocco personale, ci sono colleghe (o colleghi) che si concentrano principalmente sullo stile shabby, chi è specializzata sui matrimoni sul mare, io personalmente ho un animo più eclettico, mi piace uscire fuori dall’ordinario, dalle cose viste e riviste e trovare soluzioni più accattivanti.

Certo bisogna tenere conto che l’ultima voce in capitolo è sempre del cliente, quindi considerate che qualsiasi precedente lavoro è sempre frutto di questa mediazione. Forse il vero estro di una Wedding Planner (o forse in questo caso sarebbe meglio dire Wedding Designer) lo potete evincere meglio da shooting fotografici dove non ci sono clienti e quindi la Wedding Planner può esprimere il suo stile liberamente.

È organizzata, chiara e disponibile nel primo contatto?

Il primo colloquio è fondamentale serve a capire se c’è la giusta empatia e anche a capire se ti senti ascoltata. Quindi lasciate stare le sterili richieste di preventivo fine a se stesse e prendetevi invece del tempo per conoscere (e poi scegliere) la persona che organizzerà insieme a voi il giorno più importante della vostra vita di coppia.

Il modo in cui risponde a mail e messaggi dice molto, è responsive o dovete sollecitarla? Risulta vaga o va vi da tutte le informazioni di cui avete bisogno? Quando è reperibile e quando no? Io per esempio cerco di mantenere dei confini in termine di orario e mi riservo libera almeno la domenica (altrimenti non si vive più), tuttavia più si avvicina il giorno dell’evento più rispondo anche fuori orario, di domenica, certe volte anche a notte inoltrata se c’è da risolvere un problema.

Parla il tuo linguaggio (anche emotivo)?

L’empatia, la capacità di immedesimarsi nelle emozioni dell’altro, è ormai pacificamente considerata una skill fondamentale per tutti quei lavori che hanno a che fare con il contatto con il pubblico o più in generale con le relazioni umane. Figuriamoci se non è un requisito imprescindibile anche per una Wedding Planner!

È importante sentirsi capiti, anche e soprattutto nei momenti di ansia che inevitabilmente ci saranno durante tutto un anno di organizzazione delle nozze. Un buon feeling dunque conta tanto quanto la competenza

Come lavora: ha un metodo, una scaletta, un piano?

Il metodo è tutto. Avere un metodo consolidato ti facilita l’esecuzione del lavoro e anche il raggiungimento del risultato. Io ho metodo per tutto, per la comunicazione marketing, per la selezione dei miei fornitori di fiducia, ma anche per organizzare il guardaroba, organizzarmi i pasti durante la settimana e, ovviamente, pianificare più matrimoni/eventi contemporaneamente. Si tratta proprio di una forma mentis, a volte è un po’ eccessivo ma vi assicuro che funziona.

Scegliere una Wedding Planner che abbia un metodo è cruciale perchè sarete sicuri che questa figura saprà esattamente dove condurvi (metaforicamente parlando), con quali tempistiche e secondo una lista di priorità che possono variare da coppia a coppia. Sono solita, dopo che ho analizzato le richieste dei miei sposi, dividere tutte le incombenze (o perlomeno le macro aree) in tanti step temporali fino ad arrivare al grande giorno.

Per farlo mi faccio supportare dall’utilizzo di diversi strumenti tecnologici e alcuni di questi vengono messi a disposizione della coppia, così come anche tutte le informazioni di cui hanno bisogno.

Attenzione che questo protocollo di lavoro non deve mai essere dato per assoluto. Bisogna sempre metterlo in discussione perchè con il tempo possono nascere nuove funzionalità più performanti o emergere lacune che vanno corrette e colmate con un diverso approccio. Quindi si tratta in realtà di un processo in continua e evoluzione e miglioramento, onde per cui una Planner con più esperienza è, generalmente, più performante.

Riesce a farti sentire più leggera?

Una Wedding Planner brava toglie peso, non lo aggiunge. Se la sensazione che riesce a trasmettervi è di sollievo, è un ottimo segno! Sfatiamo il mito che sono le spose ad essere ansiose, spesso lo sono anche gli uomini. In ogni caso chi più chi meno, o lui o lei, un pò di tensione ci sta tutta.

È importante allora che la Wedding Planner riesca a trasmettere sicurezza e calma non solo a voi ma, oserei dire, anche a tutte quelle persone che orbitano intorno a voi e che sono in certo modo coinvolti nell’organizzazione del vostro matrimonio: il fratello, la migliore amica dei tempa della scuola, i suoceri che contribuiscono alle spese, lo zio che ci tiene tanto a fare quel discorso di apertura perchè vi ha visti crescere…

Ecco allora che, senza cadere nella figura dello psicologo o del mental coach, mantenere i nervi saldi e trasmettere che è tutto sotto controllo è una virtù da non sottovalutare. Come quella volta che, arrivati nel luogo della cerimonia, mancavano completamente le sedute per gli invitati perchè il fratello della sposa aveva pensato bene di annullare questa direttiva di sua iniziativa.

Vi risparmio i dettagli sul facchinaggio dell’ultimo minuto ma vi assicuro che in tempi record (anche perchè quelli erano) tutti gli invitati hanno trovato le sedie debitamente disposte.

Red flags: come evitare una fregatura!

Una “fregatura” con un Wedding Planner può manifestarsi attraverso pratiche commerciali scorrette, come la mancanza di professionalità, l’inadempienza contrattuale o, peggio ancora, sfociare in vere e proprie truffe. Ecco dunque la guida completa per evitare tutto questo.

Ci vorrebbe poi tutto un articolo, a parer mio, sulle caratteristiche del cliente ideale ma questa è tutta un’altra storia!

Non rispettano la vostra visione

Se la Planner in questione cerca a tutti i costi di proporvi delle scelte stiliste diverse dalle vostre sicuramente non fa per voi. Un conto sono le questioni tecniche legate alla sicurezza, alla fattibilità e alla buona riuscita dell’evento, un’altra è cercare di vendervi la sua versione preconfezionata del loro matrimonio uguale per tutti.

Per fare un esempio concreto è apprezzabile che si rifiuti di fare mettere un tappeto lungo delle scalinate che non hanno gli ancoraggi per il tappeto perchè può essere molto pericoloso per voi e per i vostri ospiti (parlo per esperienza!), ma non è giustificabile che vi obblighi a scegliere un determinato colore di quel tappeto. Può consigliarvi certamente, ma non può essere troppo coercitiva. Un colore è solo una scelta stilistica, anche se visto che l’avete scelta come vostra consulente io direi di affidarvi e seguire quanto più possibile i consigli di stile che vi vengono proposti.

Non sono abbastanza discrete

Se notate, nella fase della ricerca di video e foto sui sociali e online, che la famigerata Wedding Planner appare quasi sempre in primo piano in quasi tutti i video e le foto del matrimonio come se fosse un’invitata, forse manca di professionalità.

Attenzione però a non confondere le foto scattate per promozione e marketing, a volte le Planner hanno con se il loro Social Media Manager personale, è una figura di terza rispetto all’operatore scelto dagli sposi e si occupa esclusivamente di mettere in risalto la figura della Planner per sponsorizzarne poi l’attività. Questa figura non va ad intaccare minimamente il servizio foto-videografico del matrimonio quindi è bene discernere queste due tipologie.

Falsa esperienza 

Verificare le recensioni e le testimonianze di altri clienti può essere un buon punto di partenza. Avere poca esperienza non è un crimine (da qualche parte bisognerà pure iniziare!), millantarla però è un fatto molto grave.

Alle giovani colleghe o colleghi new entry consiglio di essere onesti e soprattutto di affidarsi a chi ha esperienza più di voi, quindi di circondarvi di professionisti e fornitori “navigati”. Il cliente potrà (e anzi dovrebbe) spuntare un prezzo più economico che è giustificato appunto dal profilo ancora Junior.

Contratti poco chiari o inadeguati

Subito dopo il preventivo e prima del primo versamento, abbiamo la stipulazione del contratto. Il contratto del Wedding Planner ma di qualunque fornitore, dovrebbe definire in modo preciso i servizi offerti, gli obblighi e le responsabilità, i termini di pagamento e le condizioni di recesso.

La mancanza di un contratto o la sua lacunosità potrebbe essere un campanello di allarme di non professionalità, a questo punto verificate anche la partita d’Iva e se questa è la sua attività principale o no. In caso negativo forse si tratta di un profilo Junior (indipendentemente dall’età) e allora vedi punto precedente.

Prezzi non trasparenti

Alcune volte i Wedding Planner ricevono delle commissioni da parte dei loro fornitori di fiducia, per via del rapporto di collaborazione che si è instaurato nel tempo. é importante che questo aspetto sia chiaro per capire se andrà o no ad influire sul budget totale.

Non tutte le Wedding Planner prendono una percentuale mentre alcune lavorano solo ed esclusivamente su percentuale. Io personalmente preferisco proporre la mia tariffa e le rarissime commissioni che ricevo non sono mai un rincaro per gli sposi e sono comunque fatturate, quindi tutto avviene in modo molto cristallino e trasparente.

Se dopo aver letto queste domande senti che abbiamo qualcosa in comune, ti invito a scrivermi. Nessun impegno, solo una chiacchierata per conoscerci meglio e capire se sono la persona giusta per accompagnarti in questo percorso.