Iniziamo subito con qualche breve definizione, perché la molteplicità di termini può, giustamente, portare in confusione. Lo scopo di un congresso è quello di aumentare la formazione professionale dei partecipanti. Un congresso è una riunione periodica che unisce partecipanti con gli stessi interessi culturali e professionali, un convegno, invece, (o “convention”) pur potendo avere lo stesso scopo è una riunione occasionale. Inoltre per i congressi si parla di mercato associativo perchè questi vengono spesso promossi dalle associazione di categoria mentre i convegni vengono quasi sempre promossi dalla stessa azienda.
Il meeting, invece, è una parola presa in prestito dal dizionario inglese. Questo termine anglofono indica diverse tipologie di riunioni nel mondo del lavoro. Si tratta quindi di un concetto per certi aspetti più ampio rispetto a quello di convegni e congressi e che anzi, in talune casi li ingloba.
Si parla di convegni e congressi quando esistono determinate condizioni: partecipanti inviati tra gli “addetti ai lavori”, la presenza di speaker provenienti da aziende diverse che siano dotati di autorevolezza nella materia, eventuale presenza di sponsor e riconoscimento di crediti formativi. Spesso in questi casi è presente anche un media partner, ad es. una testata giornalistica, che aumenta la visibilità dell’evento e restituisce esposizione mediatica agli sponsor coinvolti.
Gadget meeting aziendale
Cuore pulsante di questa grande macchina è la sponsorizzazione: la partecipazione dei migliori relatori del settore invoglia i potenziali partecipanti a iscriversi. E’ indubbio che chi partecipa lo fa per approfondire i temi di proprio interesse, seguendo la propria cultura e inclinazione. Ciò a maggior ragione se il congresso riconosce dei crediti formativi che, in alcuni settori, sono previsti per legge. Affiancato al congresso potrebbero esserci altri eventi come cene di gala, un’attività di team building o altro ancora che sia di supporto all’evento principale.
La gestione degli invitati
Sono tre le domande di base: Chi invitiamo? quanti ne invitiamo? Come li invitiamo? Sono diverse le categorie che prendono parte contemporaneamente allo stesso evento (giornalisti, opinion leader, professionisti del settore, ospiti d’eccezione e via dicendo…).
Consiglio della Event Planner:
Le formule di invito possono essere le più disparate ma una buona regola è sicuramente quella di procedere con un invito scritto cui fare seguito con un recall telefonico. L’invito deve essere coinvolgente ed accattivante per invogliare la partecipazione, sarà quindi personalizzato rispetto al destinatario a cui è rivolto.
La gestione degli inviti
Poiché, come abbiamo detto, il compito è quello di attrarre e coinvolgere, gli inviti andranno mandati a più ondate. La prima comunicazione informerà solo sugli elementi di base, come data e luogo. La seconda sarà più dettagliata circa lo svolgimento dell’evento. Infine l’ultima sarà informativa e risponderà a tutte le domande che potrebbero sorgere, come trasporti, alloggi, menù e via dicendo. Ricordate che l’invito serve per attrarre, non a spiegare il programma al completo: per questo c’è il Day Time Line che viene consegnato all’arrivo!
Phygital Events
Ormai la digitalizzazione è entrata prepotentemente nelle nostre vite, dunque quando si organizzano eventi di questo tipo è bene disporre delle tecnologie necessarie per sviluppare un evento phygital. Ma cosa significa Phygital Events? L’evento phygital è una figura ibrida tra fisico e digitale, un ecosistema integrato in cui virtuale e reale coesistono. Per ottenere un’esperienza autenticamente phygital, è fondamentale che ci sia una tecnologia in grado di favorire l’immediatezza ma senza rinunciare completamente all’interazione fisica. Ecco quindi che una parte dei partecipanti assisteranno al meeting in presenza, mentre altri potranno decidere di seguirlo online attraverso le numerose piattaforme che oggi sono a disposizione.
Per questo motivo è ormai imprescindibile disporre non solo di una sala con una buona acustica, ma anche di video proiettori e collegamenti a internet, microfoni e videocamere che si focalizzano sul relatore del momento e via di seguito. Ecco dunque che i meeting organizzati oggi devono essere costruiti in modo tale che tra le persone possa esserci un incontro non più solo tradizionale, nè esclusivamente virtuale, bensì un incontro phygital, un incontro… del terzo tipo!