Quale sia il significato di wedding planner in Italia oggi è un argomento che suscita interesse a tutti quei giovani che si vorrebbero affacciare a questa professione mossi da uno spirito creativo e dalla gratificazione personale di contribuire a rendere indimenticabile il giorno più importante nella vita di una coppia. Il wedding planner è una figura poliedrica che unisce competenze trasversali di project management, art director e mediatore emotivo per creare eventi unici, diventando una figura cruciale per la riuscita perfetta del giorno più importante della coppia, con un mercato aperto anche a livello internazionale. È un lavoro impegnativo che richiede passione, empatia, resilienza, e spesso orari flessibili (weekend, estivi).
Oltre il nastro di seta: la realtà operativa dietro il sogno
La wedding planner è un’attività professionale che viene distorta nell’immaginario patinato proposto dalla TV ma più banalmente anche dai social, dove si vede solo il bello dei questo di questo lavoro e non le difficoltà che ci sono come in qualsiasi professione. Ciò crea una discrepanza notevole tra immaginario e realtà dove bisogna fare i conti con una logistica complessa, gestione dei fornitori e risoluzione di imprevisti dell’ultimo minuto. Al di là del fascino, la professione richiede una solida etica professionale, capacità di gestione dello stress, doti organizzative e la consapevolezza che non c’è spazio per l’improvvisazione.
Se ti vuoi approcciare a questa professione lascia stare i film e le trasmissioni di real time in TV che di reale non hanno proprio nulla. Film e serie tv si concentrano su un matrimonio alla volta per cui ogni puntata è dedicata ad una unica coppia. Nella vita reale il wedding planner si ritrova a gestire più matrimoni contemporaneamente durante l’anno e spesso anche altre celebrazioni (compleanni, anniversari, baby shower…) che hanno tempistiche più brevi e si inseriscono tra un matrimonio e l’altro. Oltre l’aspetto organizzativo bisogna anche curare quello della comunicazione, della visibilità, aggiornarsi sugli ultimi trend, partecipare a fiere e manifestazioni.
Spesso ci sono situazioni difficili da gestire come invitati ubriachi, sposi pretenziosi per aspetti che esulano dalla consulenza lavorativa, location manager poco collaborativi, malesseri, acquazzoni, vestiti che si strappano, corrente che salta… potrei andare avanti ore… pagamenti ricevuti in ritardo, lavorare con la febbre alta, crisi isteriche… Non è una passeggiata, bisogna avere i nervi i saldi ed essere pronti a tutto. Una volta una mia amica mi disse: “Non so come fai, io preferirei fare il cardio chirurgo, mi stresserebbe meno”.
Il “Destination Wedding”: l’Italia come palcoscenico mondiale
L’Italia è tra mete più ambite dalle coppie straniere che scelgono di sposarsi fuori dal proprio territorio combinando matrimonio e viaggio di nozze in un’unica esperienza. Noi siamo stati molto bravi a “vendere” il “made in Italy” investendo in turismo, artigianato, cultura culinaria, arte e a trasmettere molto bene questo messaggio di eccellenza che, possiamo dirlo con orgoglio, ci contraddistingue. Ma cosa significa esattamente gestire coppie straniere che scelgono l’Italia? La wedding planner diventa una vera ambasciatrice del territorio occupandosi spesso di aspetti che hanno più a che fare con il settore turistico che con il matrimonio in senso stretto.
E’ necessario quindi che il Destination Wedding Planner abbia le conoscenze e competenze necessarie per offrire alla coppia un’esperienza legata al territorio che in sostanza si concretizza nel: saper gestire i trasporti, occuparsi degli alloggi degli invitati, gestire la burocrazia della cerimonia, conoscere il territorio, le sue trazioni, gli usi, i costumi e le peculiarità artistiche ed enogastronomiche. Superfluo dire che occorre almeno la conoscenza della lingua inglese, oltre che di quella italiana.
Secondo dati basati sull’analisi del mercato del destination wedding 2024/2025, le regioni principali per il destination wedding sono Toscana, Puglia, Sicilia. Il “Perché” dell’Italia è presto detto, attrattiva romantica, tramonti, ville di lusso, cibo e clima mite. Naturalmente l’Italia non è l’unica nazione scelta dagli stranieri, perciò è importante restare competitivi e offrire al turista l’esperienza migliore possibile affinando sempre più i servizi di tutto il comparto.
Psicologia dell’evento: gestire le aspettative (e le ansie) degli sposi
Lo diciamo spesso che noi wedding planner siamo un po’ psicologhe, le skills empatiche sono fondamentali in questo lavoro. Spesso ci troviamo nel ruolo di mediatrice emotiva dovendo bilanciare i sogni della coppia, le pressioni delle famiglie e il budget a disposizione senza perdere le staffe. Non sempre l’ansia degli sposi è motivata, spesso è solo frutto di grandi emozioni e aspettative, in questi casi è fondamentale saper mantenere la calma per trasmettere serenità e stemperare gli animi.
Bisogna essere in grado di leggere tra le righe: alcune volte non si vuole essere da meno del matrimonio precedente del marito, altre volte genitori troppo invadenti mettono bocca su tutto perchè contribuiscono in maniera importante al costo del matrimonio creando mal contento generale, altre volte potremmo avere di fronte una persona un pò maniaca del controllo…
Come fare a gestire questi attriti? Ecco i miei consigli pratici di sopravvivenza:
- Non fare mai domande troppo personali, ad es. “come mai vi sposate in comune e non in Chiesa?” La scelta potrebbe essere dettata dal fatto che uno dei due è divorziato e l’altro si è dovuto adeguare a malincuore.
- Offrite sempre più opzioni. Se gli sposi vogliono l’opzione A ma la suocera insiste per la B voi proponete anche la C, la D, la E… Tutte le alternative possibili per raggiungere un compromesso.
- Non si prendono mai decisioni in momenti di alta tensione emotiva. In questi casi la cosa migliore da fare e rinviare la decisione quando gli animi si sono stemperati.
- Certe volte la cosa migliore da fare è fare un passo indietro e mostrarvi dispiaciuti, anche se la colpa non è vostra.
- Anche se sta crollando il mondo sforzatevi di restare lucidi. Solo a una cosa non c’è rimedio, per il resto c’è una soluzione per tutto.
Il valore della rete: perché il successo dipende dai tuoi fornitori
Se vuoi diventare wedding planner è importante costruire una squadra di fiducia con i fornitori del settore (catering, fioristi, fotografi, make up artist, musicisti ecc.) Il wedding planner è come un direttore d’orchestra che ha il compito di armonizzare professionisti diversi affinché la melodia d’insieme risulti impeccabile. Spesso il wedding planner si trova a mediare tra le richieste degli sposi e i fornitori ed è qui che entrano in gioco le doti diplomatiche dovendo perseguire il migliore risultato per la coppia ma sempre nel rispetto della professionalità delle parti in gioco.
Non sempre ti ritrovi a lavorare con la tua squadra di fiducia, alcune volte i fornitori sono scelti direttamente dagli sposi fuori dalla serie di proposte fatte, questo può accadere per i più disparati motivi (conoscenze, contatti forniti dalla location, gusto personale…). Un bravo Wedding Planner deve essere in grado di lavorare con tutti ma devo ammettere che la sintonia che si percepisce con una squadra consolidata è tutta un’altra cosa. Inoltre non sempre fornitori esterni rispettano il wedding planner occasionale riconoscendogli la dovuta autorità. Non avere rispetto dei ruoli può essere problematico quando si lavora, circostanze come queste sono capitate raramente ma sono capitate.
Quindi è importante crearsi una propria squadra ma al tempo stesso continuare a guardarsi intorno per scovare nuovi talenti, un po’ come avviene per le squadre di calcio o lo sport in generale. Quando vi affiancate a professionisti del settore rinomati all’inizio siete voi che imparate da loro (e credetemi è un’esperienza preziosissima!), poi siete voi che date il vostro contributo perchè avete appreso dai migliori e accumulato esperienza a 360 gradi.
non accadono per caso:
devono essere pianificati.
L’evoluzione digitale: come i social e la tecnologia hanno cambiato il mestiere
Il progresso tecnologico oggi viaggia alla velocità della luce e tocca molti settori tra cui quello dei matrimoni e degli eventi. Oggi sposi e spose sono sempre più informati e consapevoli, navigano su internet e si lasciano influenzare dai più importanti social media come Pinterest e Instagram nella definizione dello stile. Applicazioni sull’organizzazione del matrimonio aiutano in parte sposi e spose nel planning delle nozze, ne abbiamo parlato meglio qui. D’altra parte Wedding Planner ed Event Manager fanno sempre più uso di software gestionali per il controllo millimetrico di ogni dettaglio del matrimonio. Tutti questi strumenti da una parte agevolano il lavoro di noi planner automatizzando processi di base e permettendoci di tracciare e leggere meglio i dati e concentrarci di più sull’aspetto creativo e l’assistenza al cliente, d’altra parte alzano sempre più l’asticella delle aspettative e del confronto da parte degli sposi.
L’uso dell’intelligenza artificiale nell’organizzazione del matrimonio
Un’analisi a parte merita l’uso dell’intelligenza artificiale nell’organizzazione di matrimoni. L’intelligenza artificiale (c.d. IA) non è altro che la capacità di un sistema informatico di analizzare dati e svolgere compiti complessi simulando funzioni cognitive umane come la generazione di contenuti, il riconoscimento vocale, l’apprendimento e il ragionamento. Visual, campagna advertising, la simulazione di un allestimento, la creazione di un abito, di testi… sono solo alcune delle cose che ad oggi può fare l’Intelligenza artificiale e chissà cos’altro sarà in grado di fare in futuro!
Algoritmi di riconoscimento facciale possono essere adoperati per organizzare le foto in automatico a beneficio sia del fotografo che dell’utente finale, mentre software di editing avanzati possono suggerire filtri e modifiche per ottenere l’effetto desiderato. L’IA è anche in grado di creare montaggi video personalizzati, selezionando i momenti più significativi dell’evento e creando un video accattivante in pochi minuti. Ricordiamoci sempre una cosa però: Le IA non generano ex novo ma si limitano a riformulare informazioni già esistenti in rete, la capacità creativa in senso stretto è esclusivamente umana. Quindi va bene usarle (non abusarne) come ausilio strumentale ma mantenendo un intelletto vivace e curioso.
Il ruolo dell’IA sarà quello di integrare il lavoro dei wedding planner, automatizzando compiti di routine e fornendo approfondimenti basati sui dati, consentendo a noi professionisti di concentrarci sugli aspetti più complessi e creativi dell’evento. Per le coppie d’altro canto l’IA potrebbe offrire un’aiuto valido per le esigenze di pianificazione di base come la disposizione dei posti a sedere per i vostri invitati, la creazione di una playlist musicale del matrimonio basata sui vostri gusti personali ecc.
Le domande più comuni sul wedding planning in Italia
- In che modo l’intelligenza artificiale può aiutare nell’organizzazione del matrimonio?
l’intelligenza artificiale può aiutare nell’organizzazione del matrimonio generando contenuti visivi, campagne advertising per fornitori, simulando un allestimento floreale, creando un abito da sposa, generando testi come promesse di matrimonio e molto altro ancora.
- Perchè è importante per il Wedding Planner avere una squadra di fiducia?
Per il Wedding Planner avere una squadra di fiducia è importante perchè il successo dell’evento dipende dai suoi fornitori.
- Quali sono le doti di un bravo Wedding Planner?
Etica professionale, capacità di gestione dello stress, doti organizzative e la consapevolezza che non c’è spazio per l’improvvisazione.
- Quali sono le destinazioni più gettonate per le coppie straniere che decidono di sposarsi in Italia?
Le destinazioni più gettonate per le coppie straniere che decidono di sposarsi in Italia sono Firenze, il Chianti, la Sicilia, la Costa Amalfitana, il Lago di Como, Alberobello in Puglia, Sorrento, Tropea e la Val D’Orcia.
